KUVAUS TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

ROBIT OYJ

KUVAUS TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

1. TAUSTAKSI

Tässä dokumentissa kuvataan, miten Robit Oyj (myöhemmin ”Robit”) käsittelee työntekijöidensä henkilötietoja, ja luodaan viitekehys sille, millä edellytyksillä ja missä laajuudessa Robitin henkilökunta käsittelevät Robitin työntekijöiden henkilötietoja siten, että laissa asetetut edellytykset rekisteröityjen eli työntekijöiden henkilötietojen täyttyvät ja ettei rekisteröidyn oikeuksia loukata.

Koska osa työsuhteessa käsitellyistä henkilötiedoista on luonteeltaan arkaluonteisia tai muuten sensitiivisiä, pyritään käsittelyssä noudattamaan mahdollisimman suurta huolellisuutta. Robit on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia järjestelyitä työntekijöidensä henkilötietojen suojaamiseksi. Pääsy henkilötietoihin on rajattu tarveperusteisesti vain niille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi välttämätöntä saada pääsy käsiteltyihin tietoihin. Tietojen siirtojen yhteydessä huolehditaan henkilötietojen käsittelyä koskevin sopimuksin riittävistä henkilötietojen suojaamisen edellytyksistä sekä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.

Tässä dokumentissa todettu koskee soveltuvin osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaan henkilötietojen käsittelyyn.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Jaana Rinne
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 521 3286
Email: jaana.rinne@robitgroup.com

3. TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET

Kaikkeen työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yleislakina soveltuvan tietosuoja-asetuksen (2016/679) säännöksiä. Tämän lisäksi työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) eli työelämän tietosuojalain säännöksiä. Soveltuvia lainsäännöksiä sisältyy myös lakiin sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).

Työelämän tietosuojalain mukaiseen tarpeellisuusvaatimukseen perustuen Robit ei voi käsitellä muita kuin työntekijöiden työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, eikä tarpeellisuusvaatimuksesta voida poiketa edes työntekijöiden suostumuksella. Työelämän tietosuojalaki sekä muu soveltuva lainsäädäntö asettavat yksityiskohtaisia edellytyksiä sille, milloin erityyppisiä tietoja työntekijöistä voi tai pitää käsitellä.

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava tietosuoja-asetukseen perustuva oikeudellinen peruste. Pääsiassa työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin henkilötietojen käsittelyperusteisiin:

• Robitin ja rekisteröidyn välinen työsopimus
• Robitia velvoittava lainsäädäntö
• Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
• Robitin tai kolmannen (kuten nykyiset tai tulevat liiketoimintakumppanit, toimittajat ja asiakkaat) oikeutettu etu. Esimerkkejä oikeutetuista eduista ovat etenkin seuraavat:

1. Tilaturvallisuuden, tietoturvallisuuden ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja kehittäminen;
2. Robitin omaisuuden suoja;
3. Petosten ja etenkin Robitin työntekijöiden käyttöön antamien tietojärjestelmien ja laitteiden väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen;
4. Sisäinen tutkinta väärinkäytös- tai muissa rikkomusepäilyissä.

Henkilötietojen käsittelyn tulee perustua vähintäänkin yhteen edellä mainituista laillisista käsittelyn perusteista koko käsittelyn ajan aina tiedon keräämisestä sen poistamiseen tai anonymisointiin asti.

Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään Robitin henkilöstön työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten työsuhteiden sisällön ja ehtojen määrittämiseen, palkka-asioiden hoitamiseen ja muiden työnantajan velvoitteiden, kuten työterveyshuollon järjestämiseen, työajan ja poissaolojen seurantaan sekä työsuhteiden päättämiseen liittyviin toimenpiteisiin ja työntekijän kanssa kommunikointiin siten, kuin jäljempänä on tarkemmin määritelty.

4. ROBITIN KÄSITTELEMÄT TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN RYHMÄT JA KÄSITTELYTARKOITUKSET

Robit voi käsitellä seuraavia työntekijöiden työsuhteiden kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai Robitin työntekijöille tarjoamiin etuuksiin, taikka joiden käsittely johtuu työntekijän työtehtävien erityisluonteesta. Nämä henkilötiedot voidaan ryhmitellä seuraavasti:

Perustiedot, kuten

• nimi
• henkilötunnus
• sukupuoli
• kotiosoite
• puhelinnumero
• henkilöstönumero
• lähiomaista koskevat tiedot

Työsuhteen perustiedot, kuten

• työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut dokumentit ja tiedot, kuten kielitaito, henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset
• työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
• työsopimus ja sen sisältämät ehdot
• työtehtävät ja titteli
• työntekijän esimiehet
• työntekijän vakuuttamiseen liittyvät tiedot
• työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot ja työtodistukset

Palkanmaksuun ja muihin kompensaatioihin liittyvät tiedot, kuten

• pankkiyhteystiedot ja soveltuvin osin luottokorttia koskevat tiedot
• rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja etuudet
• tiedot työmatkoista, matka-ajoista ja matkakohteista
• veroihin ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot

Työtehtäviin, niiden hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, kuten

• kehityskeskusteluihin liittyvät tiedot
• tiedot luottamustoimista
• työaika (työntekijän kellokortilla tai muulla tavoin ilmoittama työaika)
• vuosilomat sekä mahdolliset muut sovitut poissaolot (mm. opinto- ja sapattivapaa, seminaarit ja kongressit)

Työhön soveltuvuuteen liittyvät tiedot, kuten

• pätevyystiedot sekä kouluttautumiseen liittyvät tiedot
• henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tiedot

Työvälineisiin liittyvät tiedot, kuten

• työntekijän sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
• työntekijälle myönnetyt käyttöoikeudet sekä käyttäjätunnukset ja salasanat Robitin sähköisiin järjestelmiin ja rekistereihin
• työntekijälle osoitettujen työvälineiden, kuten tietokoneiden ja mobiilien päätelaitteiden sekä kulkukorttien, avainten tai muiden vastaavien tunnistetiedot

Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten

• Robitin järjestelmien käyttämisestä kertyvät lokitiedot
• kulunvalvontaa ja kulunvalvonnan tallenteita koskeva tiedot
• kameravalvontaa ja kameravalvonnan tallenteita koskevat tiedot

Lisäksi Robit voi käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

Yllä esitettyjen henkilötietojen lisäksi Robit käsittelee henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja eli arkaluonteisia tietoja seuraavalla tavalla:

• Ammattiliiton jäsenyys esimerkiksi Robitin maksamien jäsenyysmaksujen suorittamista varten;
• Terveydentilaa koskevat tiedot, kuten sairauspoissaolot, mutta vain sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa seuraaviin tarkoituksiin: korvausten hallinnointi ja maksaminen, työvoiman hallinnointi (esim. työvoimatarpeen suunnittelu sairauspoissaolotapauksissa) ja soveltuvien lakien ja työskentelyyn liittyvien vaatimusten noudattaminen; sekä työntekijää koskeva lääkärintodistus- tai lausunto tai muut työntekijän terveydentilaa tai työkykyisyyttä koskevat tiedot tilanteessa, jossa työntekijä nimenomaisesti haluaa työkykyisyyttään arvioitavan tai työnantaja ja työntekijä yhdessä sopien päättävät työntekijän työkykyisyyttä arvioitavan tämän terveydentilaa koskevien tietojen perusteella taikka muissa erityisissä tapauksissa siten, kuin tällaisesta tietojen käsittelystä on erikseen säädetty työelämän tietosuojalaissa tai muussa lainsäädännössä;
• Huumausainetestiä koskeva todistus tai siihen merkityt tiedot sikäli, kuin soveltuva lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn työntekijän työkyvyn tai toimintakyvyn todentamiseksi;
• Työtapaturmiin liittyvät tiedot sikäli, kuin soveltuva lainsäädäntö sallii tai vaatii tällaisia tietoja käsiteltävän, korvausten hallinnoinnin ja maksamisen tarkoituksiin, (esim. vakuutuskorvaus) ja sovellettavien lakien ja työhön liittyvien vaatimusten noudattaminen (esim. työturvallisuus, raportointivelvoitteet);
• Tieto vanhempainvapaasta ja hoitovapaasta työvoiman hallinnoimisen sekä soveltuvan lainsäädännön vaatimusten täyttämisen tarkoituksiin.

Työntekijän velvollisuus antaa henkilötietoja tässä dokumentissa kuvatulla tavalla ja yllä esitettyihin käsittelyn tarkoituksiin on osittain lakisääteinen velvoite ja osittain työntekijän ja Robitin välillä solmittuun sopimukseen perustuva vaatimus. Työntekijä on velvollinen antamaan Robitille henkilötietojaan tässä dokumentissa eriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin lukuun ottamatta joitakin rajoitettuja tapauksia, joissa tietojen toimittaminen ei ole välttämätöntä ja joiden osalta tällöin toisin ilmoitetaan (esimerkiksi vapaaehtoisiin Robitin tilaisuuksiin osallistuminen tai vapaaehtoiset kyselyt). Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää Robitia hoitamasta työntekijän ja Robitin väliseen työsuhteeseen liittyviä tehtäviään, mikä voi johtaa työsuhteen päättymiseen.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Työelämän tietosuojalain pääsäännön mukaisesti työntekijöitä koskevat tiedot on ensisijaisesti kerättävä työntekijältä itseltään, ja tietojen kerääminen muista lähteistä edellyttää pääsääntöisesti työntekijän suostumusta. Työntekijän itsensä lisäksi henkilötietoja kerätään esimerkiksi järjestelmistä, joihin tallentuu rekisterissä käsiteltäviä tietoja (lokitietoja), sekä muista hyväksytyistä lähteistä kuten esimieheltä, viranomaisilta tai julkisista lähteistä soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää työntekijöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

• Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi palkkahallinnon hoitamiseen, Robitin työntekijöilleen tarjoamien työkalujen, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

Robit luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille tai Robitin palveluntarjoajille. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti muun muassa veroviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle, eläkelaitoksille, työterveyshuollon palveluntarjoajalle sekä ammattiliitoille.

Lisäksi Robit jakaa työntekijöiden henkilötietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille muun muassa konserniyhtiöiden välisen kommunikoinnin ja yhteistyön mahdollistamisen tarkoituksiin.

Mikäli Robit myy tai liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Robit muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Robit voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Robit tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, jolle Robit on siirtänyt henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää työntekijöiden henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun Robit ei enää tarvitse henkilötietoja niiden tässä dokumentissa määriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin, poistetaan tiedot Robitin ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Edellä todettu ei kuitenkaan koske sellaisia henkilötietoja, joihin kohdistuu jokin Robitia velvoittava lakisääteinen säilytysaika.

Yleisesti ottaen työsuhteen yhteydessä käsiteltyihin henkilötietoihin kohdistuu useita lakisääteisiä säilytysvelvoitteita, joita Robitin työnantajana tulee noudattaa. Tällaiset velvoitteet voivat edellyttää henkilötietojen säilyttämistä jopa kymmenen vuoden ajan siitä, kun tietojen käsittelyn peruste on lakannut. Esimerkkinä tällaisesta lakisääteisestä velvoitteesta voidaan mainita työsopimuslain (55/2001) 6 luvun 7 §:ään perustuva työntekijän oikeus saada työnantajalta kirjallinen työtodistus kymmenen vuoden sisällä työsuhteen päättymisestä, mistä syystä Robit säilyttää työntekijän perustietoja ja työsuhteen perustietoja vähintään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä lukien.

Sellaiset työntekijän henkilötiedot, joita yllämainitut säilytysajat eivät koske, Robit poistaa pääsääntöisesti viiden (5) vuoden kuluttua työntekijän työsuhteen päättymisestä.

8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Robit varmistaa työntekijöiden henkilötietojen tietoturvallisuuden ja niiden suojaamisen palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojauskeinoin. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille tietoihin pääsy on työtehtävien hoitamiseksi tai käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tarpeen.

Robit säilyttää hallussaan olevat työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään muista Robitin keräämistä henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevia tietoja käsittelevät vain ne Robitin nimeämät henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

• Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
• Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa Error! Reference source not found. mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

10. MUUTOKSET TÄHÄN DOKUMENTTIIN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tai päivittää tätä dokumenttia. Tieto siitä, milloin dokumenttiin on tehty muutoksia, löytyy tämän dokumentin alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Robit muuttaa merkittävästi työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä intranetissä tai sähköpostitse.