KUVAUS TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

 

ROBIT OYJ

KUVAUS TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

1. TAUSTAKSI

Tässä dokumentissa kuvataan, miten Robit Oyj (myöhemmin ”Robit”) käsittelee työntekijöidensä henkilötietoja, ja luodaan viitekehys sille, millä edellytyksillä ja missä laajuudessa Robitin henkilökunta käsittelevät Robitin työntekijöiden henkilötietoja siten, että laissa asetetut edellytykset rekisteröityjen eli työntekijöiden henkilötietojen täyttyvät ja ettei rekisteröidyn oikeuksia loukata.

Koska osa työsuhteessa käsitellyistä henkilötiedoista on luonteeltaan arkaluonteisia tai muuten sensitiivisiä, pyritään käsittelyssä noudattamaan mahdollisimman suurta huolellisuutta. Robit on ottanut käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia järjestelyitä työntekijöidensä henkilötietojen suojaamiseksi. Pääsy henkilötietoihin on rajattu tarveperusteisesti vain niille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi välttämätöntä saada pääsy käsiteltyihin tietoihin. Tietojen siirtojen yhteydessä huolehditaan henkilötietojen käsittelyä koskevin sopimuksin riittävistä henkilötietojen suojaamisen edellytyksistä sekä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.

Tässä dokumentissa todettu koskee soveltuvin osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaan henkilötietojen käsittelyyn.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Jaana Rinne
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 521 3286
Email: jaana.rinne@robitgroup.com

3. TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET

Kaikkeen työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yleislakina soveltuvan tietosuoja-asetuksen (2016/679) säännöksiä. Tämän lisäksi työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) eli työelämän tietosuojalain säännöksiä. Soveltuvia lainsäännöksiä sisältyy myös lakiin sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).

Työelämän tietosuojalain mukaiseen tarpeellisuusvaatimukseen perustuen Robit ei voi käsitellä muita kuin työntekijöiden työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, eikä tarpeellisuusvaatimuksesta voida poiketa edes työntekijöiden suostumuksella. Työelämän tietosuojalaki sekä muu soveltuva lainsäädäntö asettavat yksityiskohtaisia edellytyksiä sille, milloin erityyppisiä tietoja työntekijöistä voi tai pitää käsitellä.

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava tietosuoja-asetukseen perustuva oikeudellinen peruste. Pääsiassa työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin henkilötietojen käsittelyperusteisiin:

  • Robitin ja rekisteröidyn välinen työsopimus
  • Robitia velvoittava lainsäädäntö
  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Robitin tai kolmannen (kuten nykyiset tai tulevat liiketoimintakumppanit, toimittajat ja asiakkaat) oikeutettu etu. Esimerkkejä oikeutetuista eduista ovat etenkin seuraavat:
  1. Tilaturvallisuuden, tietoturvallisuuden ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja kehittäminen;
  2. Robitin omaisuuden suoja;
  3. Petosten ja etenkin Robitin työntekijöiden käyttöön antamien tietojärjestelmien ja laitteiden väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen;
  4. Sisäinen tutkinta väärinkäytös- tai muissa rikkomusepäilyissä.

Henkilötietojen käsittelyn tulee perustua vähintäänkin yhteen edellä mainituista laillisista käsittelyn perusteista koko käsittelyn ajan aina tiedon keräämisestä sen poistamiseen tai anonymisointiin asti.

Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään Robitin henkilöstön työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten työsuhteiden sisällön ja ehtojen määrittämiseen, palkka-asioiden hoitamiseen ja muiden työnantajan velvoitteiden, kuten työterveyshuollon järjestämiseen, työajan ja poissaolojen seurantaan sekä työsuhteiden päättämiseen liittyviin toimenpiteisiin ja työntekijän kanssa kommunikointiin siten, kuin jäljempänä on tarkemmin määritelty.

4. ROBITIN KÄSITTELEMÄT TYÖNTEKIJÖIDEN HENKILÖTIETOJEN RYHMÄT JA KÄSITTELYTARKOITUKSET

Robit voi käsitellä seuraavia työntekijöiden työsuhteiden kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai Robitin työntekijöille tarjoamiin etuuksiin, taikka joiden käsittely johtuu työntekijän työtehtävien erityisluonteesta. Nämä henkilötiedot voidaan ryhmitellä seuraavasti:

Perustiedot, kuten

  • nimi
  • henkilötunnus
  • sukupuoli
  • kotiosoite
  • puhelinnumero
  • henkilöstönumero
  • lähiomaista koskevat tiedot

Työsuhteen perustiedot, kuten

  • työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut dokumentit ja tiedot, kuten kielitaito, henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset
  • työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • työsopimus ja sen sisältämät ehdot
  • työtehtävät ja titteli
  • työntekijän esimiehet
  • työntekijän vakuuttamiseen liittyvät tiedot
  • työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot ja työtodistukset

Palkanmaksuun ja muihin kompensaatioihin liittyvät tiedot, kuten

  • pankkiyhteystiedot ja soveltuvin osin luottokorttia koskevat tiedot
  • rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja etuudet
  • tiedot työmatkoista, matka-ajoista ja matkakohteista
  • veroihin ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot

Työtehtäviin, niiden hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, kuten

  • kehityskeskusteluihin liittyvät tiedot
  • tiedot luottamustoimista
  • työaika (työntekijän kellokortilla tai muulla tavoin ilmoittama työaika)
  • vuosilomat sekä mahdolliset muut sovitut poissaolot (mm. opinto- ja sapattivapaa, seminaarit ja kongressit)

Työhön soveltuvuuteen liittyvät tiedot, kuten

  • pätevyystiedot sekä kouluttautumiseen liittyvät tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tiedot

Työvälineisiin liittyvät tiedot, kuten

  • työntekijän sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
  • työntekijälle myönnetyt käyttöoikeudet sekä käyttäjätunnukset ja salasanat Robitin sähköisiin järjestelmiin ja rekistereihin
  • työntekijälle osoitettujen työvälineiden, kuten tietokoneiden ja mobiilien päätelaitteiden sekä kulkukorttien, avainten tai muiden vastaavien tunnistetiedot

Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten

  • Robitin järjestelmien käyttämisestä kertyvät lokitiedot
  • kulunvalvontaa ja kulunvalvonnan tallenteita koskeva tiedot
  • kameravalvontaa ja kameravalvonnan tallenteita koskevat tiedot

Lisäksi Robit voi käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

Käsittelyn tarkoitus

 

Käsiteltyjen tietojen ryhmät

Työvoiman hallinnointi ja johtaminen, kuten työtehtävien hallinta ja johtaminen, organisaatiokaavioiden ylläpitäminen, työvoiman suunnittelu, urakehitys ja ylennykset, työsuhteen päättymiseen liittyvät toimenpiteet ja henkilöstön koulutusten suunnittelu ja hallinta. Perustiedot, työsuhteeseen liittyvät perustiedot, palkanmaksuun liittyvät tiedot, työtehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, työhön soveltuvuuteen liittyvät tiedot
Palkanmaksun hallinta ja toteuttaminen Perustiedot, työsuhteeseen liittyvät perus-tiedot, palkanmaksuun liittyvät tiedot, työ-tehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, työhön soveltuvuuteen liittyvät tiedot
Lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen perustuen esimerkiksi työlainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja verotuslainsäädännön vaatimuksiin sekä viranomaisraportointi tai viranomaisten tietopyyntöihin tai muihin vaatimuksiin vastaaminen Perustiedot, työsuhteeseen liittyvät perus-tiedot, palkanmaksuun liittyvät tiedot, työ-tehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, työhön soveltuvuuteen liittyvät tiedot, työvälineisiin liittyvät tiedot, teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot
Viestintä työntekijöille, muille työntekijöille sekä kolmansille osapuolille, kuten nykyisille tai potentiaalisille, liiketoimintakumppaneille, asiakkaille tai toimittajille Perustiedot, työsuhteeseen liittyvät perus-tiedot, työvälineisiin liittyvät tiedot
Robitin omaisuudensuojan toteuttaminen; ohjeistusten seuraamisen varmistaminen; epäiltyjen väärinkäytösten tutkiminen ja selvittäminen; järjestyksenpidon ja turvallisuuden varmistaminen sekä rikos-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittäminen Perustiedot, työtehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, työvälineisiin liittyvät tiedot, teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot

Yllä esitettyjen henkilötietojen lisäksi Robit käsittelee henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja eli arkaluonteisia tietoja seuraavalla tavalla:

  • Ammattiliiton jäsenyys esimerkiksi Robitin maksamien jäsenyysmaksujen suorittamista varten;
  • Terveydentilaa koskevat tiedot, kuten sairauspoissaolot, mutta vain sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa seuraaviin tarkoituksiin: korvausten hallinnointi ja maksaminen, työvoiman hallinnointi (esim. työvoimatarpeen suunnittelu sairauspoissaolotapauksissa) ja soveltuvien lakien ja työskentelyyn liittyvien vaatimusten noudattaminen; sekä työntekijää koskeva lääkärintodistus- tai lausunto tai muut työntekijän terveydentilaa tai työkykyisyyttä koskevat tiedot tilanteessa, jossa työntekijä nimenomaisesti haluaa työkykyisyyttään arvioitavan tai työnantaja ja työntekijä yhdessä sopien päättävät työntekijän työkykyisyyttä arvioitavan tämän terveydentilaa koskevien tietojen perusteella taikka muissa erityisissä tapauksissa siten, kuin tällaisesta tietojen käsittelystä on erikseen säädetty työelämän tietosuojalaissa tai muussa lainsäädännössä;
  • Huumausainetestiä koskeva todistus tai siihen merkityt tiedot sikäli, kuin soveltuva lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn työntekijän työkyvyn tai toimintakyvyn todentamiseksi;
  • Työtapaturmiin liittyvät tiedot sikäli, kuin soveltuva lainsäädäntö sallii tai vaatii tällaisia tietoja käsiteltävän, korvausten hallinnoinnin ja maksamisen tarkoituksiin, (esim. vakuutuskorvaus) ja sovellettavien lakien ja työhön liittyvien vaatimusten noudattaminen (esim. työturvallisuus, raportointivelvoitteet);
  • Tieto vanhempainvapaasta ja hoitovapaasta työvoiman hallinnoimisen sekä soveltuvan lainsäädännön vaatimusten täyttämisen tarkoituksiin.

Työntekijän velvollisuus antaa henkilötietoja tässä dokumentissa kuvatulla tavalla ja yllä esitettyihin käsittelyn tarkoituksiin on osittain lakisääteinen velvoite ja osittain työntekijän ja Robitin välillä solmittuun sopimukseen perustuva vaatimus. Työntekijä on velvollinen antamaan Robitille henkilötietojaan tässä dokumentissa eriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin lukuun ottamatta joitakin rajoitettuja tapauksia, joissa tietojen toimittaminen ei ole välttämätöntä ja joiden osalta tällöin toisin ilmoitetaan (esimerkiksi vapaaehtoisiin Robitin tilaisuuksiin osallistuminen tai vapaaehtoiset kyselyt). Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää Robitia hoitamasta työntekijän ja Robitin väliseen työsuhteeseen liittyviä tehtäviään, mikä voi johtaa työsuhteen päättymiseen.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Työelämän tietosuojalain pääsäännön mukaisesti työntekijöitä koskevat tiedot on ensisijaisesti kerättävä työntekijältä itseltään, ja tietojen kerääminen muista lähteistä edellyttää pääsääntöisesti työntekijän suostumusta. Työntekijän itsensä lisäksi henkilötietoja kerätään esimerkiksi järjestelmistä, joihin tallentuu rekisterissä käsiteltäviä tietoja (lokitietoja), sekä muista hyväksytyistä lähteistä kuten esimieheltä, viranomaisilta tai julkisista lähteistä soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää työntekijöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

  • Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi palkkahallinnon hoitamiseen, Robitin työntekijöilleen tarjoamien työkalujen, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

Robit luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille tai Robitin palveluntarjoajille. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti muun muassa veroviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle, eläkelaitoksille, työterveyshuollon palveluntarjoajalle sekä ammattiliitoille.

Lisäksi Robit jakaa työntekijöiden henkilötietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille muun muassa konserniyhtiöiden välisen kommunikoinnin ja yhteistyön mahdollistamisen tarkoituksiin.

Mikäli Robit myy tai liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Robit muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Robit voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Robit tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, jolle Robit on siirtänyt henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää työntekijöiden henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun Robit ei enää tarvitse henkilötietoja niiden tässä dokumentissa määriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin, poistetaan tiedot Robitin ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Edellä todettu ei kuitenkaan koske sellaisia henkilötietoja, joihin kohdistuu jokin Robitia velvoittava lakisääteinen säilytysaika.

Yleisesti ottaen työsuhteen yhteydessä käsiteltyihin henkilötietoihin kohdistuu useita lakisääteisiä säilytysvelvoitteita, joita Robitin työnantajana tulee noudattaa. Tällaiset velvoitteet voivat edellyttää henkilötietojen säilyttämistä jopa kymmenen vuoden ajan siitä, kun tietojen käsittelyn peruste on lakannut. Esimerkkinä tällaisesta lakisääteisestä velvoitteesta voidaan mainita työsopimuslain (55/2001) 6 luvun 7 §:ään perustuva työntekijän oikeus saada työnantajalta kirjallinen työtodistus kymmenen vuoden sisällä työsuhteen päättymisestä, mistä syystä Robit säilyttää työntekijän perustietoja ja työsuhteen perustietoja vähintään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä lukien.

Sellaiset työntekijän henkilötiedot, joita yllämainitut säilytysajat eivät koske, Robit poistaa pääsääntöisesti viiden (5) vuoden kuluttua työntekijän työsuhteen päättymisestä.

8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Robit varmistaa työntekijöiden henkilötietojen tietoturvallisuuden ja niiden suojaamisen palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojauskeinoin. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille tietoihin pääsy on työtehtävien hoitamiseksi tai käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tarpeen.

Robit säilyttää hallussaan olevat työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään muista Robitin keräämistä henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevia tietoja käsittelevät vain ne Robitin nimeämät henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa Error! Reference source not found. mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

10. MUUTOKSET TÄHÄN DOKUMENTTIIN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tai päivittää tätä dokumenttia. Tieto siitä, milloin dokumenttiin on tehty muutoksia, löytyy tämän dokumentin alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Robit muuttaa merkittävästi työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä intranetissä tai sähköpostitse.

TYÖNHAKIJAT

 

ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS

TYÖNHAKIJAT

Päivitetty viimeksi 1.6.2021

1. JOHDANTO

Tässä asiakirjassa kuvataan, miten Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) ja sen työntekijät käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja heidän hakiessaan työpaikkaa Robitilta. Robit toimii rekisterinpitäjänä tällaisille henkilötiedoille.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa työnhakijoiden henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille ensiarvoisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.

Tässä Tietosuojailmoituksessa kerrottu koskee soveltuvilta osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Jaana Rinne
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 521 3286
Email: jaana.rinne@robitgroup.com

3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (”tietosuoja-asetus”) soveltuu yleislakina kaikkeen työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi sovelletaan tiettyjä yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) säännöksiä.

Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua tietosuoja-asetuksessa kuvattuun oikeudelliseen perusteeseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:

  • Käsittely on tarpeen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • Robitia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen
  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Robitin oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla esimerkiksi tietoturvan tai tilojen ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen, epäillyn petoksen väärinkäytön estäminen ja tutkiminen sekä Robitin omaisuuden suojeleminen.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Rekrytointi; hakemusten vastaanottaminen ja käsittely;
  2. Henkilö- ja soveltuvuusarviointien toteuttaminen;
  3. CV-tietokannan ylläpitäminen;
  4. Hakijoille tiedottaminen koskien sitä, tulivatko he valituksi, sekä muu yhteydenpito työnhakijan ja Robitin välillä.

4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Robit saattaa käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kuvattujen käsittelyn tarkoituksia varten. Nämä tarpeelliset henkilötiedot voidaan luokitella seuraavalla tavalla:

Perustiedot, kuten

  • Työnhakijan nimi
  • Henkilötunnus
  • Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Toimeen soveltuvuuteen liittyvät tiedot, kuten

  • Työkokemukseen, pätevyyteen ja koulutukseen liittyvät tiedot
  • Henkilö- ja soveltuvuusarviointien tulokset. Sellaisten hakijoiden, jotka ensimmäisen haastattelun perusteella ovat toimeen soveltuvia, saatetaan edellyttää osallistuvan henkilö- tai soveltuvuusarviointiin. Henkilöt, jotka arvioidaan, saavat aina jäljennöksen lausunnosta.

Muut työnhakijalta saadut tiedot, kuten

  • Työhakemus ja sen mahdolliset liitteet

Muut rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot, kuten

  • Haastattelijoiden tekemät muistiinpanot
  • Työnhakijan ja Robitin välinen yhteydenpito

Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten

  • Hakijan rekrytointijärjestelmän käyttöä koskevat tiedot
  • Kameravalvonnan ja muun elektronisen valvonnan tallenteet

Yllä kuvattujen henkilötietojen kategorioiden lisäksi Robit voi käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai muulla tavalla arkaluontoisia tietoja seuraavalla tavalla:

  • Todistus huumausainetestistä tai sen sisältämät tiedot, lainsäädännön asettamien rajojen puitteissa, työntekijän suorituskyvyn ja työkyvyn selvittämiseksi.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain pääsäännön mukaisesti työnhakijoihin liittyvät tiedot on pääsääntöisesti kerättävä työnhakijalta itseltään. Lisäksi tietoja kerätään myös muista sallituista lähteistä, kuten tietojärjestelmistä, joihin hakijan henkilötietoja tallentuu tämän käyttäessä näitä järjestelmiä.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilö-tietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

  • Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen hallintaan ja ylläpitoon sekä muihin tietojenkäsittelypalveluihin.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä. Tietyissä tapauksissa Robit saattaa jakaa työnhakijoiden henkilötietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille niissä määrin, kuin rekrytoinnin tarkoituksia varten on tarpeellista.

Robit luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi viranomaisille tai Robitin palveluntarjoajille kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa tai lainsäädännön velvoittamana.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Robit säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti ainoastaan niin kauan, kuin tietoja tarvitaan tässä Tietosuojailmoituksessa määriteltyjä käsittelyn tarkoituksia varten. Tiedot, jotka eivät enää ole Robitille tiettyä tarkoitusta varten tarpeellisia, poistetaan Robitin tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista.

Yleinen työnhakijoiden henkilötietojen enimmäissäilytysaika on yksi vuosi siitä, kun rekrytointipäätös on tehty. Tämä perustuu työhönottotilanteisiin sovellettavaan tasa-arvolain (609/1986) syrjintäsyytteen nostamisen kanneaikaan.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tai päivittää tätä dokumenttia. Tieto siitä, milloin dokumenttiin on tehty muutoksia, löytyy tämän dokumentin alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta.

OSAKKEENOMISTAJAT

 

ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS

OSAKKEENOMISTAJAT

Päivitetty viimeksi 1.6.2021

1. JOHDANTO

Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) käsittelee Robitin osakkeenomistajien ja muiden oikeudenhaltijoiden henkilötietoja. Robit toimii rekisterinpitäjänä tällaisille henkilötiedoille.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa osakkeenomistajien henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille ensiarvoisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin Robitin osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjä

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Violetta Silver
c/o Robit Plc
Puh.: +358 45 202 0252
Email: violetta.silver@robitgroup.com

3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (”tietosuoja-asetus”) soveltuu yleislakina kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua tietosuoja-asetuksessa kuvattuun oikeudelliseen perusteeseen.

Osakkeenomistajien henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:

  • Robitia koskevan oikeudellinen velvoite
  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Robitin oikeutettu etu

Oikeutettu etu voi olla esimerkiksi Robitin konserninlaajuinen tietojenvaihto, markkinointi- tai hallinnolliset toimenpiteet, petoksen, IT-järjestelmien väärinkäytön tai rahanpesun estäminen, fyysinen sekä IT- ja tietoverkkojen turvallisuus sekä mahdolliset yritysjärjestelytoimenpiteet. Henkilötietojen toimittaminen tämän Tietosuojailmoituksen mukaisesti on välttämätöntä Robitia koskevien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi.

4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT JA KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET

Robit käsittelee seuraavia osakkeenomistajien henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia lainsäädännössä, erityisesti osakeyhtiölaissa (624/2006) asetettujen velvoitteiden noudattamiseksi, yhtiökokouksien järjestämiseksi, sekä osallistujatietojen keräämiseksi.

Robitin käsittelemät osakkeenomistajien henkilötiedot:

  • yksilöivät tiedot, kuten osakkeenomistajan, huoltajan tai muun oikeudenhaltijan nimi, henkilötunnus tai muu tunnistetieto, kansallisuus ja syntymäpäivä
  • yhteystiedot
  • maksuihin ja verotukseen liittyvät tiedot
  • osakkeenomistajan omistamiin osakkeisiin liittyvät tiedot, kuten omistettujen osakkeiden määrä kussakin osakelajissa sekä osakkeisiin kohdistuvien määräysoikeuksien määrä ja tyyppi
  • tiedot osakkeenomistajan osallistumisesta yhtiökokouksiin
  • tiedot osakkeenomistajan ja Robitin välisestä yhteydenpidosta

Lisäksi Robit saattaa käsitellä yllä mainittujen henkilötietojen muutostietoja.

Robitilla on tiloissaan kameravalvonta. Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi Robit käsittelee kameravalvonnan ja muunlaisen teknisin menetelmin toteutetun valvonnan avulla tallennettuja tietoja, jotka on tallennettu rekisteröidyn vieraillessa Robitin tiloissa.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Robit kerää osakkeenomistajien henkilötietoja osakkeenomistajilta itseltään tai muista sallituista lähteistä, kuten Eurclear Finland Oy:n ylläpitämästä arvo-osuusjärjestelmästä tai muista soveltuvan lainsäädännön mukaisista julkisista lähteistä.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää osakkeenomistajien henkilötietoja kolmansille osapuolille jäljempänä kuvatulla tavalla täyttääkseen tässä Tietosuojailmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Siirrettäessä henkilötietoa Robitin puolesta henkilötietoja käsittelevälle taholle (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on sopimusjärjestelyin varmistanut, että tietoja käsitellään ainoastaan Robitin kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja tässä Tietosuojailmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin, ja että pääsyoikeus tietoihin on vain niillä henkilöillä, joiden on tehtäviä hoitaakseen päästävä tietoihin käsiksi. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien tai ohjelmistojen tai muiden henkilötietojen käsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä. Tietyissä tapauksissa Robit luovuttaa henkilötietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille eri tarkoituksiin (kuten keskitetyt konsernitoiminnot, mukaan lukien mutta ei rajoittuen konserninsisäinen yhteydenpito, koordinointi ja raportointi). Tällainen tietojenvaihto kattaa konserninsisäiset henkilötietojen siirrot Robit-konserniyhtiöille eri puolilla maailmaa.

Ellei osakkeenomistajan henkilökohtainen turvallisuus muuta vaadi, seuraavat osakkeenomistajan henkilötiedot ovat yleisesti nähtävillä Euroclear Finland Oy:n tietojärjestelmän asiakaspäätteellä:

  • osakkeenomistajan nimi ja osoite tai kotikunta
  • syntymäpäivä
  • kansallisuus
  • yksityiskohdat omistuksesta
  • odotuslistojen määrä ja syy odotuslistalla oloon
  • tiedot yhteisomistajista

Lisäksi Robit luovuttaa osakkeenomistajien henkilötietoja säännöllisesti Euroclear Finland Oy:lle arvo-osuusjärjestelmän ylläpitoa varten. Robit saattaa myös luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa tai lainsäädännön velvoittamana.

Robitin liiketoiminnan tai sen osan myynnin yhteydessä tai mikäli Robit tekee organisatorisia muutoksia liiketoiminnassaan, Robit saattaa luovuttaa henkilötietoja ostajille ja heidän edustajilleen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Robit tai tämän puolesta henkilötietoja käsittelevä henkilötietojen käsittelijä säilyttää henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vähintään niin kauan kuin osakkeenomistaja omistaa Robitin osakkeita. Kun Robit ei enää tarvitse tietoja tässä Tietosuojailmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin, tiedot poistetaan Robitin tai sen puolesta tietoja käsittelevän tahon tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Jotkin osakkeenomistajien henkilötiedot, kuten yhtiökokouspöytäkirjan tiedot osallistumisesta, voidaan säilyttää määräämättömän ajan.

Mikäli henkilötiedot on kerätty lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen perusteella, henkilötietojen säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön asettamien vaatimusten perusteella.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa Error! Reference source not found. mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti.  Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän verkkosivun alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Robit muuttaa merkittävästi osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä verkkosivulla tai sähköpostitse rekisteröidyille.

TOIMITTAJIEN EDUSTAJIEN JA YHTEYSHENKILÖIDEN HENKILÖTIEDOT

 

ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS

TOIMITTAJIEN EDUSTAJIEN JA YHTEYSHENKILÖIDEN HENKILÖTIEDOT

Päivitetty viimeksi 1.6.2021

1. JOHDANTO

Tässä asiakirjassa kuvataan, kuinka Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) ja sen työntekijät käsittelevät Robitin toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Robit rekisterinpitäjänä näille henkilötiedoille.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille äärimmäisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin Robitin toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.

Tässä Tietosuojailmoituksessa kerrottu koskee soveltuvilta osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjä

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Arto Halonen
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 028 0717
Email: arto.halonen@robitgroup.com

3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTA JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (”tietosuoja-asetus”) määriteltyyn oikeudelliseen perusteeseen. Toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:

  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Robitia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen
  • Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Robitin välisen sopimuksen täytäntöön panemineni tai muu asianmukainen yhteis, jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on Robitin tai kolmannen osapuolen (kuten nykyinen tai tuleva liikekumppani, toimittajat tai asiakkaat) oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla erityisesti:
    1. Tietoturvan tai tilojen ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen; Robitin omaisuuden suojeleminen; epäillyn petoksen väärinkäytön estäminen ja tutkiminen;
    2. Toimittajasuhteen hoitaminen ja kehittäminen;
    3. Muut oikeutetut liiketoiminnalliset tarkoitukset, kuten palveluiden ja tuotteiden kehittäminen

Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Robitin Rekisteröidyltä tai tämän edustamalta organisaatiolta tilaamien tuotteiden tai palveluiden tilausten ja toimitusten hallinta sekä tuotteiden tai palveluiden toimitukseen liittyvien velvoitteiden toteuttaminen;
  2. Laskutukseen ja sen oikeellisuuden seuranta;
  3. Toimittajasuhteen ja muiden niihin rinnastettavien asiallisten yhteyksien hoitaminen, kuten keskinäisen viestinnän toteuttamisesta huolehtiminen, sekä hallinta ja kehittäminen.
  4. Palvelutuotannon, liiketoiminnan kehittäminen esimerkiksi erilaisten kyselyiden avulla;
  5. Tilastoiminen ja tilastojen analysointi liiketoiminnallisissa tarkoituksissa;
  6. Mainonta ja markkinointi, mukaan lukien kohdennettu ja sähköinen markkinointi, mutta ainoastaan soveltuvan lain sallimissa rajoissa tai milloin rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa;
  7. Hallinnollisten maksujen ja kulujen suorittaminen;
  8. Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen, esimerkiksi kamera- tai muulla teknisellä valvonnalla.

Toimitussopimuksen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen Robit saattaa siirtää rekisteröityjen henkilötietoja Robitin suoramarkkinointirekisteriin lain sallimissa rajoissa.

Henkilötietojen toimittaminen tämän Tietosuojailmoituksen osoittamalla tavalla perustuu osittain rekisteröidyn tai tämän edustaman yhteisön ja Robitin väliseen sopimukseen. Toimitussopimuksen solmimisen sekä palveluiden tai tuotteiden toimittamisen yhteydessä rekisteröity on velvollinen toimittamaan Robitille tiettyjä henkilötietoja tässä Tietosuojaselosteessa käsittelyn tarkoituksia varten. Edellä lausuttu ei sovellu silloin, kun henkilötietojen toimittaminen tai käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen saattaa johtaa siihen, ettei Robit pysty suorittamaan sopimus- tai muita velvoitteitaan tai sitoumuksiaan. Tämä saattaa johtaa siihen, ettei toimitussopimusta voida solmia.

4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Robit saattaa käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekisteröidyn ja Robitin välisen asiallisen yhteyden ylläpitämiseksi, ja jotka liittyvät osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen. Nämä tarpeelliset henkilötiedot voidaan luokitella seuraavalla tavalla:

Perustiedot, kuten

  • Nimi
  • Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Yhteisöä edustettaessa tietoja rekisteröidyn työnantajasta sekä asemasta tai tehtävistä yhteisössä.

Tiedot, jotka liittyvät sopimussuhteeseen tai muuhun asiaankuuluvaan suhteeseen Robitin ja rekisteröidyn välillä, kuten

  • Tiedot, jotka liittyvät asiaankuuluvaan sopimukseen sekä rekisteröidyn rooliin sopimukseen liittyen, ja tiedot tuote- ja/tai palvelutilauksista
  • Laskutus- ja maksutiedot
  • Rekisteröidyn ja Robitin välistä yhteydenpitoa koskevat tiedot ja vierailutiedot
  • Suoramarkkinointiin liittyvät mahdolliset luvat tai kiellot

Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten

  • Soveltuvin osin Robitin tietojärjestelmien lokitiedot
  • Soveltuvin osin käyttöoikeuksiin liittyvät ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot
  • Kameravalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tallenteisiin liittyvät tiedot rekisteröidyn vierailuista Robitin tiloissa

Robit voi lisäksi käsitellä edellä kuvattujen tietokategorioiden muutostietoja.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi sopimuksen solmimisen, tilauslomakkeen täyttämisen tai allekirjoittamisen tai laskutuksen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös muilla tavoin sopimussuhteen jatkuessa ja tuotteiden ja/tai palveluiden toimittamisen yhteydessä, esimerkiksi erilaisen puhelin- tai sähköpostiasiakaspalveluyhteydenpidon tai rekisteröidyn vierailuiden yhteydessä.

Henkilötietoja saatetaan kerätä ja päivittää myös Robitin kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden välillä sekä lisäksi viranomaisilta ja yhtiöiltä, jotka tarjoavat henkilötietoihin liittyviä palveluita, kuten Suomen Asiakastiedolta.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää työntekijöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötie-toja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

  • Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitoon sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

Tietyissä tapauksissa Robit luovuttaa asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden tietoja Ro-bitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille siinä määrin kuin on tarpeellista esimerkiksi palveluiden tarjoamisen järjestämiseksi asiakkaille sekä siihen liittyvän yhteydenpidon ja yh-teistyön järjestämiseksi Robitin ja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.

Robit saattaa luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa ra-joissa tai lainsäädännön velvoittamana.

Mikäli Robit myy tai liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Robit muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Robit voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen säilytysaika riippuu kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Robit säilyttää henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttämiseksi tai Robitin ja toimittajan välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.

Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:

  • Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niihin liittyvän Robitin oikeutetun edun voidaan kohtuullisesti katsoa olevan olemassa. Oikeutetun edun olemassaolo määritellään esimerkiksi Robitin ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon perusteella. Viimesijaisesti henkilötietojen säilytysaika on sifottu rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Robitin välisen sopimuksen voimassaoloon.
  • Säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön perusteella. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä kuuden vuoden ajan.
  • Henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröity peruuttaa niiden käsittelyyn antamansa suostumuksen tai vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tässä tapauksessa Robit kuitenkin saattaa säilyttää tiedon suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tätä Tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin Tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän verkkosivun alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Ro-bit muuttaa merkittävästi Robitin toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä verkkosivulla tai sähköpostitse rekisteröidyille.