ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS
ASIAKKAIDEN JA POTENTIAALISTEN ASIAKKAIDEN EDUSTAJAT JA YHTEYSHENKILÖT
Päivitetty viimeksi 10.9.2021
1. JOHDANTO
Tässä asiakirjassa kuvataan, miten Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) ja sen työntekijät käsittelevät Robitin asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Robit toimii rekisterinpitäjänä näille henkilötiedoille.
Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille ensiarvoisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin Robitin asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.
Tässä Tietosuojailmoituksessa todettu koskee soveltuvilta osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä.
2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ
Rekisterinpitäjä
Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400
Yhteyshenkilö
Arto Halonen
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 0280 717
Email: arto.halonen@robitgroup.com
3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (”tietosuoja-asetus”) määriteltyyn oikeudelliseen perusteeseen. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:
- Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
- Robitia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen
- Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Robitin välisen sopimuksen täytäntöön paneminen taikka asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys, jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on Robitin tai kolmannen osapuolen (kuten nykyinen tai tuleva liikekumppani, toimittajat tai asiakkaat) oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla erityisesti:
- Tietoturvan tai tilojen ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen; Robitin omaisuuden suojeleminen; epäillyn petoksen tai väärinkäytön estäminen tai tutkiminen;
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen;
- Markkinointi ja asiakashankinta;
- Muut oikeutetut liiketoiminnalliset tarkoitukset, kuten palveluiden ja tuotteiden kehittäminen
Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation tilaamien tuotteiden tai palveluiden toimittaminen sekä niiden toimitukseen liittyvien velvoitteiden toteuttamineni;
- Laskutukseen ja sen oikeellisuuden seuranta;
- Asiakassuhteen ja muiden niihin rinnastettavien asiallisten yhteyksien hoitaminen, kuten asiakaspalvelusta sekä keskinäisen viestinnän toteuttamisesta huolehtiminen, sekä hallinta ja kehittäminen.
- Palvelutuotannon, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen esimerkiksi erilaisilla asiakastyytyväisyyskyselyillä;
- Myynnin yhteystietojen hallinnointi;
- Tilastoiminen ja tilastojen analysointi liiketoiminnallisissa tarkoituksissa;
- Mainonta ja markkinointi, mukaan lukien kohdennettu ja sähköinen markkinointi, mutta ainoastaan soveltuvan lain sallimissa rajoissa tai milloin rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa;
- Hallinnollisten maksujen ja kulujen suorittaminen;
- Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen, esimerkiksi kamera- tai muulla teknisellä valvonnalla.
- Tapahtumiin liittyvien rekisteröitymisten ja osallistumisten järjestäminen ja ylläpitäminen sekä niihin liittyvä viestintä.
Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen Robit saattaa siirtää rekisteröityjen henkilötietoja Robitin suoramarkkinointirekisteriin lain sallimissa rajoissa.
Henkilötietojen toimittaminen tässä Tietosuojailmoituksessa esitetyllä tavalla perustuu osittain rekisteröidyn tai tämän edustaman yhteisön ja Robitin väliseen sopimukseen. Rekisteröidyn tehdessä tuote- tai palvelutilauksen omasta tai edustamansa organisaation puolesta sekä toimitussopimuksen solmimisen sekä palveluiden tai tuotteiden toimittamisen yhteydessä, rekisteröity on velvollinen toimittamaan Robitille tiettyjä henkilötietoja tässä Tietosuojaselosteessa mainittuja käsittelyn tarkoituksia varten. Edellä todettu ei sovellu silloin, kun henkilötietojen toimittaminen tai käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen saattaa johtaa siihen, ettei Robit pysty suorittamaan sopimus- tai muita velvoitteitaan tai sitoumuksiaan. Tämä saattaa johtaa siihen, ettei rekisteröity tai tämän edustama organisaatio pysty tekemään palvelu- tai tuotetilausta tai ettei jo tilattuja tuotteita tai palveluita voida toimittaa.
4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT
Robit saattaa käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekisteröidyn ja Robitin välisen asiallisen yhteyden ylläpitämiseksi, tai jotka liittyvät osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen. Nämä tarpeelliset henkilötiedot voidaan luokitella seuraavalla tavalla:
Perustiedot, kuten
- Nimi
- Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- Mahdollinen kielivalinta
- Yhteisöä edustettaessa tiedot rekisteröidyn työnantajasta sekä asemasta tai tehtävistä yhteisössä
Tiedot, jotka liittyvät asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen Robitin ja rekisteröidyn välillä, kuten
- Tiedot, jotka liittyvät asiaankuuluvaan sopimukseen sekä rekisteröidyn rooliin sopimukseen liittyen, ja tiedot tuote- ja/tai palvelutilauksista
- Laskutus- ja maksutiedot
- Rekisteröidyn ja Robitin välistä yhteydenpitoa koskevat tiedot, mukaan lukien mahdolliset markkinointiyhteydet ja vierailutiedot
- Suoramarkkinointiin liittyvät mahdolliset luvat tai kiellot
Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten
- Soveltuvin osin Robitin tietojärjestelmien lokitiedot
- Soveltuvin osin käyttöoikeuksiin liittyvät ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot
- Kameravalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tallenteisiin liittyvät tiedot rekisteröidyn vierailuista Robitin tiloissa
Robit voi lisäksi käsitellä edellä kuvattujen tietokategorioiden muutostietoja.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi sopimuksen solmimisen, tilauslomakkeen täyttämisen tai allekirjoittamisen tai laskutuksen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös muilla tavoin sopimussuhteen jatkuessa ja tuotteiden ja/tai palveluiden toimittamisen yhteydessä, esimerkiksi erilaisen puhelin- tai sähköpostiasiakaspalveluyhteydenpidon tai rekisteröidyn vierailuiden yhteydessä.
Henkilötietoja saatetaan kerätä ja päivittää myös Robitin kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden välillä sekä lisäksi viranomaisilta ja yhtiöiltä, jotka tarjoavat henkilötietoihin liittyviä palveluita, kuten Suomen Asiakastiedolta. Lisäksi Robit toteuttaa aktiivista asiakashankintaa, ja saattaa kerätä rekisteröityihin liittyviä perustietoja julkisilta verkkosivuilta tai muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä.
6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Robit voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.
- Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitoon sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.
Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.
Tietyissä tapauksissa Robit luovuttaa asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden tietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille siinä määrin kuin on tarpeellista esimerkiksi palveluiden tarjoamisen järjestämiseksi asiakkaille sekä siihen liittyvän yhteydenpidon ja yhteistyön järjestämiseksi Robitin ja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.
Robit saattaa luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa ja/tai lainsäädännön velvoittamana, esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan. Lisäksi Robit voi luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle saatavien perinnän toteuttamiseksi, ja muille palveluntarjoajilleen niissä määrin, kuin näiden tehtävien toteuttaminen edellyttää henkilötietojen luovutuksia.
Mikäli Robit myy tai liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Robit muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Robit voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietojen säilytysaika riippuu kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Robit säilyttää henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttämiseksi tai Robitin ja asiakkaan välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.
Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:
- Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niihin liittyvän Robitin oikeutetun edun voidaan kohtuullisesti katsoa olevan olemassa. Oikeutetun edun olemassaolo määritellään esimerkiksi Robitin ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon perusteella.
- Henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröity peruuttaa niiden käsittelyyn antamansa suostumuksen tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tässä tapauksessa Robit kuitenkin saattaa säilyttää tiedon suoramarkkinoinnin kieltämisestä.
- Asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietojen osalta säilytysaika määräytyy viimesijaisesti rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Robitin välisen sopimuksen voimassaolon perusteella.
- Säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön perusteella. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä kuuden vuoden ajan.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.
- Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
- Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
- Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.
Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.
9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN
Robit saattaa aika ajoin muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän verkkosivun alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Robit muuttaa merkittävästi Robitin asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä verkkosivulla tai sähköpostitse rekisteröidyille.
