TOIMITTAJIEN EDUSTAJIEN JA YHTEYSHENKILÖIDEN HENKILÖTIEDOT

ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS

TOIMITTAJIEN EDUSTAJIEN JA YHTEYSHENKILÖIDEN HENKILÖTIEDOT

Päivitetty viimeksi 1.6.2021

1. JOHDANTO

Tässä asiakirjassa kuvataan, kuinka Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) ja sen työntekijät käsittelevät Robitin toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Robit rekisterinpitäjänä näille henkilötiedoille.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille äärimmäisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin Robitin toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.

Tässä Tietosuojailmoituksessa kerrottu koskee soveltuvilta osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjä

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Arto Halonen
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 028 0717
Email: arto.halonen@robitgroup.com

3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTA JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (”tietosuoja-asetus”) määriteltyyn oikeudelliseen perusteeseen. Toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:

• Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
• Robitia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen
• Rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Robitin välisen sopimuksen täytäntöön panemineni tai muu asianmukainen yhteis, jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on Robitin tai kolmannen osapuolen (kuten nykyinen tai tuleva liikekumppani, toimittajat tai asiakkaat) oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla erityisesti:
  1. Tietoturvan tai tilojen ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen; Robitin omaisuuden suojeleminen; epäillyn petoksen väärinkäytön estäminen ja tutkiminen;
  2. Toimittajasuhteen hoitaminen ja kehittäminen;
  3. Muut oikeutetut liiketoiminnalliset tarkoitukset, kuten palveluiden ja tuotteiden kehittäminen

Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

1. Robitin Rekisteröidyltä tai tämän edustamalta organisaatiolta tilaamien tuotteiden tai palveluiden tilausten ja toimitusten hallinta sekä tuotteiden tai palveluiden toimitukseen liittyvien velvoitteiden toteuttaminen;
2. Laskutukseen ja sen oikeellisuuden seuranta;
3. Toimittajasuhteen ja muiden niihin rinnastettavien asiallisten yhteyksien hoitaminen, kuten keskinäisen viestinnän toteuttamisesta huolehtiminen, sekä hallinta ja kehittäminen.
4. Palvelutuotannon, liiketoiminnan kehittäminen esimerkiksi erilaisten kyselyiden avulla;
5. Tilastoiminen ja tilastojen analysointi liiketoiminnallisissa tarkoituksissa;
6. Mainonta ja markkinointi, mukaan lukien kohdennettu ja sähköinen markkinointi, mutta ainoastaan soveltuvan lain sallimissa rajoissa tai milloin rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa;
7. Hallinnollisten maksujen ja kulujen suorittaminen;
8. Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen, esimerkiksi kamera- tai muulla teknisellä valvonnalla.

Toimitussopimuksen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen Robit saattaa siirtää rekisteröityjen henkilötietoja Robitin suoramarkkinointirekisteriin lain sallimissa rajoissa.

Henkilötietojen toimittaminen tämän Tietosuojailmoituksen osoittamalla tavalla perustuu osittain rekisteröidyn tai tämän edustaman yhteisön ja Robitin väliseen sopimukseen. Toimitussopimuksen solmimisen sekä palveluiden tai tuotteiden toimittamisen yhteydessä rekisteröity on velvollinen toimittamaan Robitille tiettyjä henkilötietoja tässä Tietosuojaselosteessa käsittelyn tarkoituksia varten. Edellä lausuttu ei sovellu silloin, kun henkilötietojen toimittaminen tai käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen saattaa johtaa siihen, ettei Robit pysty suorittamaan sopimus- tai muita velvoitteitaan tai sitoumuksiaan. Tämä saattaa johtaa siihen, ettei toimitussopimusta voida solmia.

4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Robit saattaa käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekisteröidyn ja Robitin välisen asiallisen yhteyden ylläpitämiseksi, ja jotka liittyvät osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen. Nämä tarpeelliset henkilötiedot voidaan luokitella seuraavalla tavalla:

Perustiedot, kuten

• Nimi
• Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• Yhteisöä edustettaessa tietoja rekisteröidyn työnantajasta sekä asemasta tai tehtävistä yhteisössä.

Tiedot, jotka liittyvät sopimussuhteeseen tai muuhun asiaankuuluvaan suhteeseen Robitin ja rekisteröidyn välillä, kuten

• Tiedot, jotka liittyvät asiaankuuluvaan sopimukseen sekä rekisteröidyn rooliin sopimukseen liittyen, ja tiedot tuote- ja/tai palvelutilauksista
• Laskutus- ja maksutiedot
• Rekisteröidyn ja Robitin välistä yhteydenpitoa koskevat tiedot ja vierailutiedot
• Suoramarkkinointiin liittyvät mahdolliset luvat tai kiellot

Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten

• Soveltuvin osin Robitin tietojärjestelmien lokitiedot
• Soveltuvin osin käyttöoikeuksiin liittyvät ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot
• Kameravalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tallenteisiin liittyvät tiedot rekisteröidyn vierailuista Robitin tiloissa

Robit voi lisäksi käsitellä edellä kuvattujen tietokategorioiden muutostietoja.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi sopimuksen solmimisen, tilauslomakkeen täyttämisen tai allekirjoittamisen tai laskutuksen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös muilla tavoin sopimussuhteen jatkuessa ja tuotteiden ja/tai palveluiden toimittamisen yhteydessä, esimerkiksi erilaisen puhelin- tai sähköpostiasiakaspalveluyhteydenpidon tai rekisteröidyn vierailuiden yhteydessä.

Henkilötietoja saatetaan kerätä ja päivittää myös Robitin kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden välillä sekä lisäksi viranomaisilta ja yhtiöiltä, jotka tarjoavat henkilötietoihin liittyviä palveluita, kuten Suomen Asiakastiedolta.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää työntekijöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötie-toja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

• Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitoon sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

Tietyissä tapauksissa Robit luovuttaa asiakkaiden edustajien ja yhteyshenkilöiden tietoja Ro-bitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille siinä määrin kuin on tarpeellista esimerkiksi palveluiden tarjoamisen järjestämiseksi asiakkaille sekä siihen liittyvän yhteydenpidon ja yh-teistyön järjestämiseksi Robitin ja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.

Robit saattaa luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa ra-joissa tai lainsäädännön velvoittamana.

Mikäli Robit myy tai liiketoimintansa tai osan siitä, tai jos Robit muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Robit voi luovuttaa henkilötietoja ostajille tai näiden neuvonantajille kulloinkin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen säilytysaika riippuu kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Robit säilyttää henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttämiseksi tai Robitin ja toimittajan välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.

Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:

• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niihin liittyvän Robitin oikeutetun edun voidaan kohtuullisesti katsoa olevan olemassa. Oikeutetun edun olemassaolo määritellään esimerkiksi Robitin ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon perusteella. Viimesijaisesti henkilötietojen säilytysaika on sifottu rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation ja Robitin välisen sopimuksen voimassaoloon.
• Säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön perusteella. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä kuuden vuoden ajan.
• Henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröity peruuttaa niiden käsittelyyn antamansa suostumuksen tai vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tässä tapauksessa Robit kuitenkin saattaa säilyttää tiedon suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

• Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
• Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tätä Tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin Tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän verkkosivun alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Ro-bit muuttaa merkittävästi Robitin toimittajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä verkkosivulla tai sähköpostitse rekisteröidyille.